1. GIỚI THIỆU

Bài toán “Quản lý Công văn – Công việc” vốn là bài toán cần giải quyết của tất cả các cơ quan, sở, ban, ngành nhà nước cũng như của phần lớn doanh nghiệp. Vấn đề cần giải quyết của bài toán đó trong mọi thời kỳ luôn là xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác, thông tin được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu, báo cáo, công bố…Với yêu cầu đó, nếu giải quyết công việc bằng tay, bằng sổ sách thủ công, Nhà quản lý sẽ gặp phải vô vàn khó khăn mà lại không chuyên nghiệp, không hiệu quả và chưa kể đến là không sử dụng được hết công dụng của công cụ sản xuất – máy tính, không sử dụng được thành tựu của khoa học mang tính thời đại – Công nghệ thông tin và không có công cụ hỗ trợ đắc lực nâng cao năng lực điều hành trong công tác chuyên môn.

2.  ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Bài toán “Quản lý Công văn – Công việc” có sự tham gia của một số đối tượng cơ bản. Các đối tượng này tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà làm tác động hoặc cung cấp dữ liệu để giải bài toán, còn đối với phần mềm, đây là các tác nhân tác động vào hệ thống, bao gồm :

-  Đơn vị chủ quản : Đây là đối tượng chính trong việc sử dụng sản phẩm. Các bộ trực thuộc tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình mà được phân công giải quyết từng việc khác nhau trong quy trình xử lý công việc.

-  Đơn vị trực thuộc : Đây là đối thừa hưởng hoặc chịu sự quản lý trực tiếp từ đơn vị chủ quản. Họ chịu trách nhiệm trong một số khâu điều hành liên quan đến công tác điều hành nghiệp vụ của ngành trong một khu vực hoặc một đơn vị hành chính.

-  Đối tượng khác : Đây là nhóm đối tượng không trục tiếp tham gia xử lý nghiệp vụ mà họ thừa hưởng và khai thác một số thông tin từ quy trình xử lý nghiệp vụ của đơn vị chủ quản. Ngoài ra, họ cũng là nguồn cung cấp thông tin, dữ liệu ban đầu để vận hành các khâu trong quá trình xử lý nghiệp vụ của đơn vị chủ quản.

 
Chúng ta có thể hình dung rõ các tác nhân của bài toàn đã được mô tả qua sơ đồ minh họa sau :

3.  TÍNH NĂNG SẢN PHẨM

Dựa vào mô hình trên, bài toán được xây dựng với một số module cơ bản như sau :

-   Quản lý văn bản

+ Vào số văn bản (đến và đi)

+ Văn bản đến

+ Văn bản đi

+ Phân loại văn bản

+ Lĩnh vực văn bản

+ Quản lý sổ

+ Xử lý văn bản

-   Hộp thư

+ Hộp thư đến

+ Hộp thư đi

+ Soạn thảo thư mới

+ Quản lý thư đang soạn thảo

+ Chuyển tiếp thư

-   Lịch công tác

+ Quản lý lịch công tác

+ Công bố lịch công tác

 4.   MỘT SỐ GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

  Giao diện tính năng quản lý văn bản